はじめに
このエントリーでは、残業をなるべくしたくない僕が
残業をしないために日々行なっているTipsを記載します。
人はなぜ残業をするのか
残業する要因には、外的要因と内的要因があります。
本エントリーでは、外的要因を”個人以外”に基づく要因とし、
内的要因は”個人”に基づく要因とします。
外的要因
外的要因の具体例としては、下記が挙げられます。
- 所属部門全体のタスクの量が多い
- 期限が短いタスクが多い
- 個人でコントロールできない範囲が広い
- マネージャー（上司）の質が低い
残業アレルギーの僕にとってはこれらは天敵です。
外的要因は多くの場合は現場の力が及びにくく、解決策としては環境の変化が必要になります。
個人として取り得る解決策は、部署異動、転職といった方法になります。
※僕は外的要因を解決するために、複数回部署異動をしましたが、
転職に至った経緯については別エントリーにて記載予定です。
内的要因
内的要因の例としては下記が挙げられます。
- 誰がタスクを担当すべきか理解が不足している
- タスクの目的の理解が不足している
- 処理すべきタスクの順序が適切でない
- 作業が遅い
「悪いけど、今日中にこのシステムの利用者数の推移のグラフ作っておいて」と上司に言われたときに、どう動きますか？
1年目の僕であれば、「はい！わかりました！」と言って、そそくさと早速作り始めますが、
残業アレルギーが深刻化している今の僕は、あれやこれやと悪知恵を働かせて、
まずは楽な方法がないか模索します。
内的要因は、個人に依存する部分となり、異動や転職をせずとも、工夫次第で解消が可能です。
本エントリーでは、内的要因にフォーカスし、
なるべく残業しないで済む方法について書いていきたいと思います。
なるべく残業しない方法
まず、新しくタスクが発生した際には、タスクを受けない、やらないを考えます。
タスクを受けない
受けない、とはタスクの内容が本当に自分が処理すべき内容であるかを考えるということです。
例えば、本来の担当が別にいる場合であったり、他の人が同様の作業を先に進めているので、
その人の作業に入れ込んでもらった方が効率的であったりする場合等です。
適切な担当に仕事を渡すというのも、仕事の一つです。
特に依頼元が他部署の人であったりする場合は要注意です。
自分がタスクを多く抱えていて、周りの人の手が空いている場合も、
全体として見ると自分が受けるべきでないケースになるので、周りの別の人が担当すべきです。
タスクをやらない
やらない、とは本当に必要なタスクであるかを考えると言う事です。
それを見極めるには、振られたタスクの目的を確認することが大事です。
なぜそのタスクをやるのか？を深堀して確認することで。
実は方針が変わって対応する必要がなくなっていた場合であったり、
他の人が既に別の方法で対応済みといった場合の無駄な作業を防げます。
また、指示された方法よりも、別の方法の方が短時間で対応できる事に気付ける場合があります。
ここまで来て、そのタスクは自分がやるべきで、どうもやる必要性もあるということがわかったら、
重い腰を上げ、「よし、やるか…。」と自分でやる覚悟を決めます。
さすがの僕も、いつでも仕事したくないなーと思っているわけではありません。(笑)
多くの場合は、主体的にタスクを受けますし、周りの状況を見て他の担当、チームの仕事をヘルプします。そうすることで、逆に自分がしんどい時に助けてもらえるんですね。
効率的に処理する
具体的な方法としては下記です。
- タスクを細分化する
- 細分化したタスクの締切を洗い出す
- 対応順序を計画する
- のちに大幅な変更となる可能性のある事項は事前に合意しておく
- マニュアルを作成し、作業スピードを上げる
- 作成したマニュアルはチーム内で共有する
タスクを細分化して順序を考えて対応することが大事です。
また、経験に基づく気づきとなる場合が多いですが、
後から変更になると、手戻りが大きそうな事柄については、
前もって、ステークホルダー（上司や取引先）に確認しておくのが望ましいです。
あるあるですが、プレゼン資料を作ってから、あぁこういうイメージじゃないんだよな
とか言われるとがっくり来ますよね…(笑)
またマニュアルは必ず作成しましょう。
僕は転職した先の会社で、マニュアルがほとんどなくて驚きました。
驚くほど俗人化していて、誰かがいなくなると仕事が回らなくなるという別の問題も起きていました。
そこで僕は担当した業務を片っ端からマニュアル化していきました。
作ったマニュアルはチーム内で共有してほかの人も見れるようにすることで、自分だけでなく他の人の仕事も効率化しました。チーム内の他のメンバーの残業が少なくなれば、間接的に自分自身の残業時間も短くなります。
Tips：作業を効率化する方法
2回以上対応する可能性のある作業は、下記で効率化しておくことが有効です。
手順化、最適化、自動化の3ステップで効率化します。
手順化する際には、初めてやる人に向けて書くという意識を持って手順化することが大事です。
手順化したら次は最適化をします。
タスクの順序入替、統合、重複排除、消去したりして手順を最適化します。
特に複数人にタスクの担当が及ぶ場合は最適化が大事です。
最後に自動化です。
簡単な処理や演算は、メンテナンスしやすいようにExcelの関数でできる限り自動化します。
複雑な処理は必要に応じて、VBAやバッチファイル、RPAなどを用いて自動化します。
効率的に処理する方法というと、自動化にフォーカスしがちですが、それ以上に最適化が僕は重要だと思っています。最適化をしてシンプルで無駄のない手順にしておくことが何より効果が高いです。
まとめ
- 残業する要因には、外的要因と内的要因がある
- 外的要因は部署異動か転職。内的要因は自分次第で解消可能。
- 内的要因の解消方法として、受けない・やらないを考える
- 計画性をもった対応も重要
- 定型作業の効率化には「手順化・最適化・自動化」の3ステップが有効
※別のエントリーにて、残業しないためのショートカットキー等のWindows操作に関するTipsについてもいくつかご紹介予定です。
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